給同事發簡訊 這些錯誤不要犯
除了工作郵件,我們常常也需要給上司或同事發簡訊。與郵件等正式途徑相比,發簡訊更容易更方便,有時還顯得更親近,但弊端就是它的禮節規矩也更不清楚,什麼時候發,內容怎麼寫,
比寫郵件模糊多了。尤其對於許多華人來說,英語並非我們的母語,組織語言時也就更容易犯錯誤,嚴重了甚至還會影響自己在別人眼中的形象。
雖然在工作中發簡訊沒有特定的範本,比較隨意,但還是有一些固定的禁區:
1. 發簡訊要徵求同意
如果給同事的手機發簡訊(尤其是個人用而不是工作用的號碼),在發之前,當然要先問過對方同意。而在發第一條簡訊的時候,也要再確認一遍發這個號碼是合適的,比如問他們「還是可以
發這個號碼嗎(Is this number still fine)」。
2. 不要期待對方立即回復
就和郵件一樣,同事也沒有義務馬上回你的手機信息。如果真的很緊急,那就直接打工作電話,或是寫一封郵件並在標題里加上「緊急(URGENT)」的字樣。另外,工作簡訊來回好幾個回合也
不太合適,如果你預感到會因為同樣的內容發好幾次信息,那最好是用郵件。
3. 不要用太多emoji
這就不用多解釋了,emoji會顯得很不專業,即使這位同事和你很熟,每條信息里也最好不要用多過一個emoji。
4. 盡量避免錯誤
就像郵件一樣,簡訊雖然發起來快,但在發出去之前你也應該認真檢查,如果老是在簡訊里出現拼寫錯誤或是語法錯誤,別人難免認為你不夠專業專心,還會影響溝通進度。
另外,假如你確實不小心在發出去的信息里犯了錯誤,最好再儘快補發一條糾正一下,並為此道歉。
5. 發的時間要合適
我們常常在下班後還在回郵件,但工作簡訊最好是在工作時間內發,比如早上8點到傍晚7點之間。如果你實在需要在下班後發信息,要在開頭解釋一下為什麼這件事不能等到第二天早上。
6. 簡訊要短
選擇發手機簡訊的主要原因就是溝通簡單,讀起來方便。如果內容不是幾句話可以說清楚的,那還是發郵件比較好。
7. 不要在簡訊里發敏感信息
無論是關於個人的敏感信息,還是有關工作的敏感信息(比如薪水、合同里的價格等等)都不要在工作簡訊里發,因為你得考慮到,消息發過去的時候,對方手機彈出來的提示會不會被別人
看到,而且在簡訊里發這些也顯得不夠專業。